Case: “Møder er blevet det værktøj, vi hiver op, uanset hvad vi skal”

1. februar 2023

Der var engang, hvor Pia Hauge gik til så mange møder, at hun knapt nok kunne huske, hvad halvdelen handlede om, eller hvorfor de var blevet indkaldt. Hun var nemlig som ledere er flest og gik til møder konstant. Det har hun nu sat en stopper for og slår nu et slag for at holde mødefri.

13 timer i kalenderen med faste møder, der ikke handlede om konkrete arbejdsopgaver. Sådan husker Pia Hauge sit lederjob i DR. Det kunne være teammøder, afdelingsmøder, direktørmøder, APV-møder, stormøder – jævnlige møder på hvert organisatorisk niveau. Dertil kom kurser, temadage, strategiseminarer og udviklingssamtaler. Og endelig var der arbejdsmøderne, hvor forskellige grupper af mennesker mødtes, fordi de bidrog til samme opgave.

”Når jeg ser tilbage, så tror jeg egentlig, at mange af møderne primært havde til formål at markere en organisatorisk enhed. Alle ledere på forskellige niveauer havde brug for at samle deres ansatte for at bekræfte den organisatoriske struktur og minde de ansatte om deres tilhørsforhold. Sandt at sige, var der måske ikke altid et knivskarpt formål med mødet – det primære formål var mødets signalværdi. Det tror jeg i øvrigt gælder i mange organisationer,” siger Pia Hauge.

Nogle gange var man måske også bare med for at ”være med inde over,” husker hun. For så var man jo orienteret og følte ikke, at man gik glip af værdifuld viden. ” ”Det er let at sige, at man bare kan afvise at deltage i et møde, men så overser man mødets egentligt formål. Møder er magt. Og hvis man siger til sin chef: Jeg har lige noget, der er vigtige end dit afdelingsmøde, så sætter man altså røven i klaskehøjde. Det vil let blive opfattet som om en åbenlys provokation. Man signalerer, at man ikke underlægger sig hierarkiet og ikke anerkender chefens autoritet,” siger Pia Hauge.

I dag er Pia Hauge selvstændig ledelsesrådgiver og forfatter til bogen ’Kontorkoma – fra støj til fordybelse i dit arbejde.’ Du har muligvis hørt hende i podcasten F5 Focus i okto-ber 2022, hvor hun talte om fordybelse, men i februar 2023 får du fornøjelsen af hendes kloge tanker igen. For hun har nu udviklet et nyt koncept – den mødefri organisation.

Til kamp for mødefri dage

Den mødefri organisation handler ikke om, at vi helt skal holde op med at holde møder, men om at vi bliver nødt til at tænke det anderledes. Vi skal nemlig holde færre, men mere relevante møder. ”Der er ledere i dag, som holder møder 37 timer om ugen, og når der så skal flere møder ind, så må sekretæren simpelthen korte tiden i de andre møder for at få plads,” siger Pia Hauge: ”Det betyder, at man som leder let ender med utroligt mange, utroligt korte møder med utroligt lange dagsordener og utroligt komplekse emner. Og ja, så er der kun en ting at sige, når man kun er kommet til punkt 2 på dags-ordenen, og tiden er løbet ud: ”Vi må lige booke et nyt møde”. Og så umuliggør det, at en leder har tid til at lede, og det er dårligt for organisationen.”

Pia Hauge peger på, at møder avler flere møder. ”Når medarbejderne oplever, at du aldrig er der, så de lige kan spørge dig om noget i to minutter, er der kun én ting at gøre: Book et møde. Derfor er mit råd: Indfør mødefrie dage. Nu. For din organisations skyld,” siger hun og tilføjer: ”Mødefri dage i en videnstung organisation kan give medarbejderne mulighed for at fordybe sig i deres arbejde, da det fjerner fornemmelsen af konstant tids-pres. Man undgår dermed at lave dagen til kognitiv konfetti, fordi dagen er hugget op i bittesmå bidder.”

Og der er noget om snakken – forskning viser, at mødefri dage øger produktiviteten markant, bl.a. fordi det sænker stressniveauet og gør det muligt for medarbejderne faktisk at få noget gjort færdigt.

Færre møder giver tid til fordybelse

Pia Hauge har en t-shirt, hvor der står ”This Meeting Could Have Been an E-mail.” Og hvis du ikke allerede som leder har en sådan t-shirt, bør du af og til tage den mentalt på. ”Møder er blevet det værktøj, vi hiver op, uanset hvad vi skal. Det bliver du virkelig opmærksom på, når du bliver selvstændig. I mine første år på arbejdsmarkedet var jeg desuden konsulent i et stort konsulenthus, hvor jeg skulle timeregistrere. Jeg skulle logge, hvad jeg havde lavet hvert kvarter af min arbejdsdag, og selvom det lyder barsk, gav det mig en enorm bevidsthed om, hvad jeg brugte min dag på.

For jeg kunne jo ikke fakturere seks timer til kunden, hvis jeg havde brugt hele dagen i møder om alt muligt, der ikke omhandlede dem,” siger Pia Hauge: ”Det har jeg taget med mig i mit selv-stændige virke, hvor jeg bliver nødt til at bruge tiden fornuftigt. Og jeg tror, at mange mennesker ville få en åbenbaring, hvis de registrerede deres opgaver bare i en uges tid.”

For hvad ville du så mon skrive udover reel arbejdstid? Facebook 30 minutter, håndværker om nyt badeværelse 45 minutter, Viggos glemte madpakke 10 minutter?

”Eller måske du bliver opmærksom på, at du har været til møde seks gange om en sag, der burde være en bagatel, eller som kunne være ordnet på bedste vis via en grundig e-mail,” siger Pia Hauge, som gerne slår gerne et slag for vigtigheden af fordybelse. For har man aldrig mulighed for at sætte sig og fordybe sig i en opgave, er det en opskrift på stress i lederrollen og en lavine af dårlige beslutninger: ”Som borgere burde vi være ret bekymrede over, at vores topledere holder så mange møder. For det giver dårlige beslutninger,” siger hun: ”Vi har brug for tid til at fordybe os, hvis vi skal tage gode beslutninger og lede vores medarbejdere ansvarligt.”

Onlinemøder er ikke bedre

Efter corona er onlinemøder blevet en folkesport, men det skal vi, ifølge Pia Hauge, måske også sætte spørgsmålstegn ved. For uanset hvor godt planlagt et møde er, og hvor vigtigt det er, så optager møder tid i en leders kalender. Og det er et simpelt regnestykke, forklarer hun – hvis hele dagen går med møder, så er der nemlig andre opgaver, der ikke er tid til. Og der vil heller ikke være tid til at forberede møderne eller at følge op på tidligere møder, hvilket resulterer i et ustruktureret møde. Og andre centrale ledelsesopgaver såsom at reflektere og tænke strategisk, hvilket kræver tid og ro, kan du skyde en hvid pil efter. ”Der er også de psykologiske aspekter. Studier viser, at onlinemøder gør kvinder mere trætte end mænd, og at nyansatte bliver mere trætte end seniorer – fordi disse grupper er mere opmærksomme på, hvordan de fremstår, om de vil det eller ej. Det kan blive en hæmsko, fordi de slet ikke kan tænke resten af dagen. Derfor har vi brug for mødefrie dage,” slår hun fast.

Og det er årsagen til, at vi har inviteret Pia Hauge ind i F5 Focus, som du kan lytte til her. Det handler nemlig ikke kun om at optimere møderne – det handler også om at rydde ud i dem. Hør hende fortælle om, hvordan vi kan udrette mere ved at lave mindre, og hvordan du kan lære at strukturere og prioritere dine møder, så du får frigivet tid til kerneopgaver og god ledelse.

Elisabeth Hamerik Schwarz

Læs også

Har du fundet din praktikplads til næste semester?

F5 er en ung og ambitiøs virksomhed, som stræber efter at være Danmarks foretrukne leverandør indenfor lederudvikling. Vi har gennem de seneste 6 år samlet ca. 2000 ledere fra Danmarks største organisationer til sparring via netværksgrupper, foredrag, konferencer og...

læs mere

“I et eksternt netværk kan du tale frit”

Er man som leder medlem af et internt organisationsnetværk, kan det til tider være svært at tale rent ud af posen. Det mener Henriete Siff Thomsen, der er centerleder i Frederikssund Kommune. Hun føler, at der er et andet fortrolighedsrum i hendes netværk hos F5...

læs mere

“Intimitet er nøglen til lederskab”

Lederudvikling kommer i mange afskygninger, men der er stor forskel på udbyttet, mener Stefan Schlie, der er Head of WTG Engineering i Vattenfall. Han går både til workshops og konferencer, men peger på, at et netværk med kontinuitet og intimitet har mest at byde...

læs mere

Medlemskaber

Som medlem hos F5 er du altid på forkant med de nyeste trends og tendenser indenfor ledelse og lederudvikling. Vi samler nysgerrige og ambitiøse ledere, der har fokus på personlig udvikling gennem sparring og faglige diskussioner.

Vil du være med i et professionelt ledernetværk eller blot have adgang til alle vores konferencer og foredrag, så bliv klogere på dine muligheder her.

Se vores medlemskaber