da
da
en sv

Chefens selvopofrende væbner bliver ladt i stikken

10 min

Rollen som EA – executive assistant – er virksomhedens mest ensomme. Man står ofte alene med ansvaret og arbejdsbyrden og har ingen at dele sine udfordringer med. Ifølge ledelsesekspert Henrik Busch er det nødvendigt, at EA’en lægger sin ydmyghed fra sig og lærer at slå i bordet.

Lederen forsømmer sin mest betroede medarbejder.

Denne følelse er udbredt blandt executive assistants, som i mange danske virksomheder udfylder rollen som chefens højre hånd, tro væbner og uundværlige assistent, og samtidig fungerer som sparringspartner i et dagsordenfrit rum.

For med titlen executive assistant – eller EA – følger et kæmpe ansvar og en masse fortrolig viden. En byrde som EA’en må bære på sine skuldre alene, da der ikke er nogen at gå til, når han eller hun har brug for sparring eller råd. Det fortæller ledelsesekspert Henrik Busch, der blandt andet sidder som formand for handelsudvalget i Dansk Erhverv.

”I adskillige virksomheder er EA’en blevet fuldstændig uundværlig for chefen. Alligevel bliver rollen ofte taget for givet, da mange ledere undervurderer deres EA’s arbejdsbyrde og den store indsats, de lægger for dagen. De får alt for lidt anerkendelse og alt for meget ansvar, som de må stå alene med”, forklarer Henrik Busch og uddyber:

”Når man arbejder i forkontoret til en direktion, skal der eksistere den højeste grad af fortrolighed, da EA’en får mange konfidentielle informationer – enten ved at overhøre noget eller ved at være med til møderne. Disse informationer kan de ikke bringe videre til andre, da de selvfølgelig skal være loyale overfor deres leder. Derfor sidder EA’en helt alene med afgørende viden vedrørende omstruktureringer eller organisationsændringer, ligesom de – før alle andre – ved, når nogle skal fyres. Det er der flere EA’ere, som har vanskeligt ved at håndtere i længden”, siger han.

Ifølge Henrik Busch vil det være naturligt for enhver medarbejder at dele disse oplyser med sine nærmeste kolleger, men dette er umuligt for EA’en. Både på grund af den fortrolighed, man er underlagt, men også fordi, der ofte ikke er nogle kolleger at snakke eller sparre med.

”Som EA har du sjældent tætte kolleger, da din rolle er unik. Du er ikke en del af ledelsen, og du er ikke en del af medarbejderstaben. Det gør, at du ofte står alene og føler dig udenfor resten af fællesskabet i virksomheden, for hvem skal du gå til? Du må ikke dele din viden med medarbejderne, og din leder forstår ikke de udfordringer, som din rolle indebærer”, forklarer han.

Selvtillid til at slå i bordet

Henrik Busch har gennem de seneste ti år drevet professionelle netværk og har hjulpet over 200 EA’ere og PA’ere (personal assistant) med at definere deres rolle og give den værdi. I forbindelse med sit arbejde benytter Henrik Busch blandt andet et værdiskabelsesnotat, som han præsenterer for de to assistent-typer med det indledende spørgsmål: ’Hvordan fremhæver vi den værdi, som I skaber i hverdagen for den nærmeste chef/direktør og den øvrige organisation?’

Formålet med notatet er at gøre især EA’ere mindre ydmyge og samtidig gøre dem opmærksom på den uundværlighed, de bidrager med.

”EA’ere har ofte svært ved selv at udtrykke, hvor værdifulde de er. De glemmer, at det er dem, der skaber, ro, tryghed og tid på direktionsgangen – en rolle de har svært ved at tale op, så ved hjælp af værdiskabelsesnotatet ’tvinger’ jeg det ud af hovederne på dem”, siger Henrik Busch, hvis notat indeholder tvungen EA-selvros som:

’Jeg effektiviserer direktionsgangen og sekretariatet’, ’jeg er med til at effektivisere arbejdsgange og processer’, ’jeg opfanger vigtige signaler i organisationen’ og ’jeg har overblikket over deadlines og ’årshjulet’’.

Ifølge Henrik Busch er især ydmyghed en udbredt hæmsko blandt EA’ere, og kombineret med et ofte udtalt servicegen og/eller manglende erfaring med at være del af en ledergruppe, taler det langt fra til EA’ens fordel.

”De er oftest alt for ydmyge, men det skal de lægge på hylden. Mit råd til EA’eren er, at du skal være stolt af det job, du udfører. Først ved at erkende din egen værdi, kan du begynde at sætte foden ned og gøre din chef opmærksom på de udfordringer, du står med”, fortæller han.

Og netop EA’ens leder skal på banen, hvis man skal gøre sig nogen forhåbninger om, at vedkommende skal kunne forstå executive assistant-rollen.

”Det er nødvendigt, at EA’en kan banke i bordet og sige fra, når udfordringerne bliver for store. Man bliver nødt til at tage ansvar for sin egen stilling. Det betyder, at man bør tale med sine leder og gøre det klart, hvor værdifuld man er, hvor meget ansvar man sidder med, og hvilke forhindrer man møder”, siger han og tilføjer:

”Samtidig skal ledere også huske at værdisætte deres EA, for det er den medarbejder, der om nogen sørger for, at de fungerer i deres job. Det betyder, at EA’ens arbejde skal anerkendes. En leder bør regelmæssigt spørge til EA’ens rolle, og sammen bør de gennemgå vedkommendes arbejdsbyrde for at se på, hvad der skaber værdi og hvilke opgaver, der eventuelt kan udføres af en anden”, siger Henrik Busch.

Sidst men ikke mindst understreger han vigtigheden af, at EA’en også får mulighed for at sparre med andre i sammen position.

”Det er helt essentielt, at EA’en har mulighed for at sparre med ligesindede EA’ere – hvis de altså findes i virksomheden. Det er vigtigt at få drøftet jobbet og udfordringerne med nogen, der kan relatere til arbejdsopgaverne, give råd og lytte. Hvis sådanne personer ikke findes i ens virksomhed, er det oplagt at gøre det i en ekstern gruppe, hvor man også kan tale lige ud af posen og uden frygt for, at det kommer ud i virksomheden”, fastslår Henrik Busch og forklarer, at meget igen afhænger af EA’s leder.

“Et tidligere medlem af min EA/PA-gruppe forklarede mig, at det er meget op til lederen, hvorvidt EA’en har nogen at sparre med. Hvis lederen sørger for, at ledelsesgruppen har respekt for EA’s rolle, så kan personerne i ledelsesgruppen være til stor gavn for EA’en“, siger han.

Sekretærens rejse

En faktor, der yderligere er med til at besværliggøre tilværelsen for EA’en, er den uklare stillingsbetegnelse, der ofte følger med jobbet. Titlen som executive assistant forveksles ofte med rollen som personal assistant – PA – og ifølge Henrik Busch er det langt fra altid lige nemt at udpege forskellen på de to assistent-titler.

”Der er ikke nødvendigvis en forskel. Ganske vist er det som udgangspunkt to forskellige niveauer, og på papiret er der væsentligt mere ansvar samt tungere og mere omfattende opgaver forbundet med EA’en, men i virkeligheden møder jeg ofte personer, der har titel af PA, men som sidder med EA-opgaver”, siger han.

Begge stillinger udspringer af den klassiske sekretær-rolle, der dog er så godt som uddød takket være moderne teknologi samt sekretærens afløser – PA’en – som i dag findes i selv små virksomheder. Her sidder den personlige assistent oftest med ansvar for kalenderstyring, mødeplanlægning, referatansvar og andre traditionelle opgaver på vegne af en leder.

Med tiden har titler som executive assistant, executive consultant eller direktionsassistent dog sneget sig ind og erstattet PA’en, når en leder har haft brug for en betroet medarbejder, som både kan varetage en sektretærfunktion og samtidig fungere som en assistent på ledelsesniveau. Dermed sidder EA’en både med kalenderstyring samt en gatekeeper-rolle, der åbner alle døre i virksomheden – også til direktionslokalet.

De to titler forveksles dog fortsat, ligesom EA’ens ‘assistent’-titel medfører, at de ikke altid får de rette løn og/eller ansættelsesvilkår, som de burde for en medarbejder, der opererer på ledelsesniveau. Disse faktorer er alle med til at negligere og nedtone vigtigheden af EA’ens rolle og det enorme ansvar, som de sidder med – en kendsgerning, der ikke taler til EA’ens fordel, mener Henrik Busch.

”Hvis EA’en, såvel som virksomhedens leder, skal blive bevidst om, hvor værdifuld en executive assistant egentlig er, kræver det også, at den enkeltes stilling bliver klart defineret. Ingen ønsker en titel, der taler ens arbejde ned. Slet ikke hvis du kæmper for at blive lagt mærke til”, understreger Henrik Busch.