da
da
sv

En leder må ikke gemme sig bag e-mails

9 min

Hos mange virksomheder er en e-mail blevet den korteste afstand mellem chefen og medarbejderne. Ifølge en retoriker og ledelsesekspert bør ledere dog skære kraftigt ned på den skriftlige kommunikation og i stedet tale med deres ansatte.

Prøv et øjeblik at genkalde dig den seneste information du har modtaget fra din øverste chef. Foregik det ansigt til ansigt eller af digitale omveje?

Rigtig mange medarbejdere indenfor det offentlige såvel som det private vil uden tøven svare sidstnævnte, ligesom størstedelen af den danske arbejdsstyrke formentlig kan nikke genkende til at modtage en informativ e-mail med chefen som afsender.

I takt med digitaliseringen er der sket et skred i den måde, hvorpå ledere i en virksomhed eller en organisation taler til sine medarbejdere. Det fortæller Heidi Jønch-Clausen, der er uddannet retoriker og ph.d. i journalistik og arbejder som ledelsesrådgiver hos Ploug Niemann Lederudvikling.

Ifølge hende har mængden af ledelses-mails taget overhånd, da mange ledere i dag nærmest udelukkende foretrækker at kommunikere til sine ansatte gennem skrift frem for en fysisk og mundtlig overlevering. ’Cc-syndromet’ kalder Heidi Jønch-Clausen problemet og forklarer, at en fælles-mail sparer en leder både tid og talegaver.

”Som leder er det ofte nemmere og hurtigere at formulere noget på skrift, når man skal videregive informationer eller oplysninger til sine medarbejdere. Samtidig giver det mulighed for at forblive i sin komfortzone, da man kan sidde beskyttet bag sin skærm”, fortæller hun.

I en undersøgelse, som den faglige organisation Lederne foretog i efteråret 2016, svarede tæt på hver fjerde adspurgte leder (22%), at de dagligt vælger at sende en e-mail eller en sms til en medarbejder i situationer, hvor de i stedet kunne have valgt at ringe eller henvende sig personligt. En tendens, der ifølge Helle Bruun Madsen, der er ledelsesrådgiver hos Lederne, er mindst ligeså fremherskende i dag.

”Vi har ikke undersøgt udviklingen siden 2016, men mit indtryk fra den daglige rådgivning og sparring med vores medlemmer er, at lederne kommunikerer nogenlunde lige så meget pr. mail med medarbejderne som dengang – og måske oven i købet lidt mere. Det skyldes primært, at lederne har travlt – og nok også endnu mere travlt end i 2016”, fortæller hun.

En del af forklaringen går på, at de mange e-mails sparer lederne tid, og spørger man Heidi Jønch-Clausen, så tilkendegiver hun da også, at fysiske møder er tidskrævende.

”Skal man samle medarbejderne, kræver det tid og overskud, og det er der mange ledere, der ikke har. Det resulterer i, at kommunikationen ofte forbliver på skrift, men det kan hurtigt skabe et distant forhold til ledelsen. Som medarbejder – og som menneske – har vi brug for at kunne koble budskaber til mennesker gennem mundtlig kommunikation,” understreger hun.

Tillid på spil

Heidi Jønch-Clausen har siden 2012 undervist private og offentlige ledere i strategisk kommunikation og ledelseskommunikation på Syddansk Universitet, ligesom hun har undervist i retorisk lederskab på Copenhagen Business School. I rollen som underviser støder hun hvert år på hundredvis af virksomhedsledere, der stort set alle tilkendegiver, at størstedelen af deres kommunikation med medarbejderne foregår på skrift. En udvikling der hurtigt kan resultere i en kløft mellem de ansatte og den ledelse, der sværger til det interne mailsystem som sin primære kommunikationskanal.

”Der er for meget skriftlig kommunikation og for lidt mundtlig. Det er en klar problematik, og jeg oplever hele tiden, at både offentlige og private medarbejdere ikke føler, at deres chef er synlig nok. Man har brug for at opleve sin leder. Man har brug for at se vedkommendes kropssprog, høre stemmen, se ansigtet, og hvis ikke det sker, så bliver ledelsen for fjern. Det er allerede sket mange stedet, hvor der er gået for meget inflation i skriftlig kommunikation”, advarer hun.

Heidi Jønch-Clausen forklarer samtidig, at de mange ledelses-mails er en naturlig konsekvens af den digitale udvikling, der i mange henseender er med til at distancere os som mennesker.

”Selvfølgelig er det også et udtryk for digitaliseringen. Før i tiden var det ikke muligt bare at sende en e-mail. I stedet måtte man indkalde til møder, hvor man fik talt leder til medarbejder. I dag er det i stedet så nemt at trykke på en knap og sende noget på skrift, men det har altså nogen konsekvenser”, understreger hun.

Disse konsekvenser resulterer i første omgang i en usynlig chef, men med det forvindende visuelle billede af virksomhedens leder forsvinder med tiden også tillid, troværdighed og evnen til at motivere, mener Heidi Jønch-Clausen.

”Som leder kan man hurtigt miste medarbejdernes tillid, hvis ikke man er synlig. Som medarbejder har man behov for at blive set, blive talt til og blive stillet over for en leder, der inkluderer en. Det fysiske møde er vigtigt, og hvis man som leder ikke er synlig, så bliver virksomhedens retning heller ikke synlig, forklarer hun og fastslår dermed, at ikke bare lederens troværdighed, men hele virksomhedens ’purpose’ er på spil.

Aristoteles og videohilsner

Heidi Jønch-Clausen er dog fortrøstningsfuld, når hun i kraft af sit underviserjob møder ledere fra hele landet. For selvom der ifølge hende er ’alt for få ledere, der tør stille sig op på ølkassen’, så mærker hun en tydelig interesse blandt ledere, der ønsker at forbedre deres mundtlige færdigheder.

”Jeg fornemmer meget tydeligt, at mange ledere har brug for konkrete greb til at fremstå nærværende, fordi der er så mange forandringer i luften. Heldigvis er der også mange ledere, der selv er klar over dette og ønsker hjælp til at få de rette værktøjer”, lyder det.

Et konkret tiltag, som Heidi Jønch-Clausen med succes har foreslået flere ledere, er at lave videohilsner til deres medarbejdere – eksempelvis når det interne nyhedsbrev skal sendes ud. På den måde kan medarbejderne se og fornemme deres øverste chef i tale, mens lederen i ro og mag kan arbejde på sine kommunikative evner bag et kamera.

Heidi Jønch-Clausen er udmærket klar over, at mange ledere ikke mener, at de har tid til at henvende sig til deres ansatte ansigt til ansigt, men ifølge hende bør ledere vælge at tage sig tid, da det på sigt er en yderst fordelagtig investering.

”Det handler om prioritering, for selvfølgelig har alle ledere sindssygt travlt, men de bliver nødt til at spørge sig selv, hvad de gerne vil. Hvis man virkelig vil kommunikere virksomhedens retning, bliver man nødt til at skære ned på den skriftlige kommunikation og i stedet fortælle nogle gode historier om, hvad der er relevant for medarbejderne at høre”, lyder det.

Samtidig er hun klar over, at mange ledere måske ligefrem er bange for at åbne munden foran medarbejderne, og denne frygt skal bestemt ikke negligeres. Alligevel mener hun, at alle kan lære at levere en overbevisende tale.

”Der er jo nogle, der siger, at dét, at stille sig op og tale foran en forsamling, nærmest er værre end at dø, men som Aristoteles sagde, så er retorik et håndværk. Det er noget, som alle kan lære, og selv de mest introverte og akavede kan tillære sig det. Alle kan lære det – man skal bare turde det. Man skal turde at tale højere, at holde øjenkontakt og være den person, man er i andre sammenhænge. Alle personlighedstyper kan finde sig selv til rette i det mundtlige rum. Alle kan levere en tale, der virker”, fastslår hun.