Få styr på styregruppen

27. May 2016

Et projekt er enormt afhængigt af samarbejdet med styregruppen. Her får du syv punkter, der er vigtige at have på plads for at få styregruppen og projektgruppen til at spille optimalt sammen

Rapportering og samarbejde med styregruppen kan være udslagsgivende, hvis et projekt skal forløbe efter planen. Anders Holm er nordisk direktør hos Temenos. Og han har en række gode råd til samarbejdet. Og ifølge ham kommer man langt med en balanceret kombination af sund fornuft, god kommunikation og god ledelse. For det handler om at kommunikere på det niveau, man rapporterer ind i. Nogle gange skal man rapportere til nogen, der har et helt andet kompetenceniveau eller er fra en anden branche end en selv.

Ifølge Anders Holm er der dog især syv områder, man skal have styr på.

Alle interessenter er dedikerede: Det er vigtigt, at alle parter i den organisation eller virksomhed, man skal implementere projektet i, er dedikerede til projektet. Det er derfor ikke ligefrem et sundhedstegn, hvis organisationens eller virksomhedens direktion er fraværende i beslutningsprocesserne.

Det samme gælder, hvis det er svært at få den nødvendige viden fra eksperter. Og så er det selvfølgelig hamrende vigtigt, at alle i både projektgruppen og styregruppen er dedikerede til projektet, ikke saboterer projektet, og ikke er modvillige overfor nye ideer.

Virksomhedens fordele er klare: Det er vigtigt, at alle ved, hvorfor projektet er sat i søen. Hvad er formålet? Giver projektets resultater målbare fordele til sidst? Det er vigtigt, at projektet er realistisk – både når det kommer til tidsforbrug, ressourcer og forventninger til resultatet. For en fancy løsning er ikke altid den rigtige løsning.

Arbejde og skema er forudsigeligt: Hvis man ikke ved, hvordan det færdige resultat ser ud, er det umuligt at kende arbejdsgang, budget og så videre. Derfor er det vigtigt, at man kan definere, hvad “færdig” betyder, og at alle er enige om den definition. Derfor er det også vigtigt, at man er i stand til at forudse, hvilke udfordringer der kan opstå i processen, så man ikke bliver overrasket, og man ved, hvordan man skal håndtere eventuelle bump på vejen. Man skal derfor som projektleder vise, at man har kontrollen.

Realistisk og håndterbart scope: Problemer er ikke et fy-ord. Der vil altid opstå problemer undervejs. Derfor er det vigtigt, at man har en sund forhandlingsproces, og at man kan bevise det. Det er vigtigt, at aftaler og kontrakter er nedskrevne. Det samme med en issue log, så der er styr på alle dele af processen.

Et high performance team: Man er aldrig stærkere end det svageste led. Derfor er det vigtigt, at hele holdet performer højt, og at der er en høj moral. Samtidig er det ofte en force at have diversitet i sit team. Hvis man har muligheden for at arbejde i et diverst team, hvor alle bringer noget forskelligt på bordet. Det kan skabe engagement og sunde diskussioner.

Minimerede risici: Man må aldrig nogensinde ignorere risici. Det er derfor vigtigt, at man har en dokumenteret risk management-plan, så man ved, hvordan man skal agere og eliminere eller mindske fejl. Det er usundt at have en alt eller intet-taktik, hvor projektet står og falder med enkelte små punkter, som ellers kunne have været løst med den rette risikovurdering.

Modtagerorganisationens mål bliver realiseret: Det er et godt tegn, hvis man oplever villighed til at investere i projektet. Man skal være opmærksom på, om man får de bedste medarbejdere afsat til projektet – for ellers er der nok noget galt. Vær også opmærksom på den feedback, der kommer ind. For negativ feedback på holdets performance, kan eventuelt skyldes, at projektgruppens arbejde ikke er gennemsigtigt nok. Og et af de ultimative mål er ofte, at man formår at skabe god omtale af projektet både internt og eksternt.

Karoline Spenner

Læs også

Har du fundet din praktikplads til næste semester?

F5 er en ung og ambitiøs virksomhed, som stræber efter at være Danmarks foretrukne leverandør indenfor lederudvikling. Vi har gennem de seneste 6 år samlet ca. 2000 ledere fra Danmarks største organisationer til sparring via netværksgrupper, foredrag, konferencer og...

“I et eksternt netværk kan du tale frit”

Er man som leder medlem af et internt organisationsnetværk, kan det til tider være svært at tale rent ud af posen. Det mener Henriete Siff Thomsen, der er centerleder i Frederikssund Kommune. Hun føler, at der er et andet fortrolighedsrum i hendes netværk hos F5...

“Intimitet er nøglen til lederskab”

Lederudvikling kommer i mange afskygninger, men der er stor forskel på udbyttet, mener Stefan Schlie, der er Head of WTG Engineering i Vattenfall. Han går både til workshops og konferencer, men peger på, at et netværk med kontinuitet og intimitet har mest at byde...

Medlemskaber

Som medlem hos F5 er du altid på forkant med de nyeste trends og tendenser indenfor ledelse og lederudvikling. Vi samler nysgerrige og ambitiøse ledere, der har fokus på personlig udvikling gennem sparring og faglige diskussioner.

Vil du være med i et professionelt ledernetværk eller blot have adgang til alle vores konferencer og foredrag, så bliv klogere på dine muligheder her.

Se vores medlemskaber