da
da
sv

Klumme: Mødet for mødets skyld?

5 min

Ledelsesekspert Henrik Busch vurderer, at spildtiden i danske mødelokaler er voldsom, når vi ser på indledning, rollefordeling og formål. Han giver nogle tips til bedre strukturerede møder.

Et kik på mange lederes kalender viser, at arbejdsugen er fyldt med møder. Ofte kant til kant møder hvor man går fra det ene til det andet møde – uden pause og tid til refleksion – eller ordentlig forberedelse.

Det er som om, at man kan udstille sin effektiv via sin mødekalender – eller kan man? Hvor tit tænker du ikke, at det møde, du lige kom fra, ikke var særligt effektivt? Eller hvad du og andre egentlig fik ud af at bruge en time eller mere på det her?

Ganske mange møder indkaldes til at vare for eksempel en time. Ofte spildes tiden fordi en eller flere deltagere kommer lige 5 minutter for sent og den danske kultur gør, at vi også småsnakker, inden vi går til bidet og starter det reelle møde – det er så hyggeligt. Studier hos Microsoft viste, at møder i gennemsnit starter den egentlige dagsorden 11 minutter efter indkaldt tid. Fordi folk kom for sent, der blev småsnakket, teknikken i mødelokalet ikke var klar, og så videre.

Vi oplever tit, at folk ikke er forberedt godt nok. Hvad er målet med mødet? Hvorfor er jeg egentlig med til mødet? Hvad skal jeg som deltager bidrage med? Hvad er forventningerne til min indsats på og eventuelt efter mødet?

Ved du det hver gang? – Stiller du selv lignende krav til dem, du kalder ind til møder?

En typisk overskrift for et møde og en almindelig dagsorden viser ikke nødvendigvis, hvad formålet med mødet er, og hvad forventningerne til udbyttet er.

Den, der indkalder til et møde, har ansvaret for at stille det rette hold til mødet. Alt for ofte tager man lige en eller to mere med for ikke at skuffe dem eller for at være på den sikre side, må vi hellere lige have ham og hende med også.

Mødeindkalderen har pligt til i dagsordenen at stille forventningerne op således, at alle ved, hvad der forventes af MIN deltagelse i mødet. ’Er jeg blot med som alibi og ressource, eller er jeg en vigtig deltager på grund af min viden, indsigt og ansvar for udbyttet af mødet?’. Det spørgsmål skal man ikke sidde med.

Mødestyreren er som oftest også mødeindkalderen eller ”chefen”. Ofte kan det ødelægge et møde, at den som har indkaldt, også er den, som skal have mest udbytte af mødets afholdelse, samtidig med han/hun skal ”drænes” med at styre mødets gang og forløb. For nogen ligger det helt naturligt at styre mødet, mens andre ikke kan få lukket punkterne godt nok af og i tide, hvorfor mange møder trækker ud eller bliver amputeret, fordi der ikke er en tidsmæssig styring, og man ikke når de vigtigste punkter på dagsordenen.

Under mødet kan det ofte være svært at få konkluderet på de enkelte punkter. Hvad besluttede vi egentlig, hvem tager bolden, hvem har overordnet set ansvaret, og hvad er formålet med beslutningen – og ikke mindst hvem gør hvadhvornår.

Ansvar og deadlines skaber fremdrift. Afklaring om disse ting får effektiviteten til at stige og udbyttet højnes, hvis ikke alle går og venter på, hvem det egentlig var, der skulle tage den bold og opgave.

Der spildes kort sagt mængder af tid og god energi på dårlige møder eller møder for mødets skyld. Har du, kære læser, nogensinde været til et sådant møde – hvor du gik derfra med en lidt flad fornemmelse af, hvad der egentlig skete her? Så skal du måske overveje de nedenstående spørgsmål:

– Er alle dine møder effektive?

– Er du selv velforberedt hver gang?

– Har du stillet spørgsmål til, hvorfor du overhovedet er med på mødet, og hvad forventningerne til lige netop dit bidrag er?

– Har du meldt afbud til et møde, fordi dagsordenen ikke var skarp nok?

– Er der en knivskarp opfølgning på alle dine møder med adressering af, hvem der gør hvad hvornår?

– Er det nødvendigt, at alle på et møde er med under hele mødet – eller bidrager du kun under et eller to punkter, og dermed spilder tiden på resten af mødet?

Vil du have mødeeffektiviteten i dit firma og med din deltagelse op – så kan der gøres noget ved det.

Tidsperspektivet gør, at vi skal gøre op med ineffektive møder – vi skal aflive den tid, der spildes og det gøres kun, hvis du selv tager ansvar både som mødeholder og deltager.

Stop med at holde ligegyldige møder og møder uden effektivitet og værdiskabelse.

Henrik Busch har mere end 35 års erfaring med ledelse i detailbranchen og sidder blandt andet som formand for handelsudvalget i Dansk Erhverv, samt en lang række bestyrelsesposter. Henrik Busch er desuden netværksdirektør i F5.