da
da
sv

Klumme: Test hvor bureaukratisk din virksomhed er

3 min

Bureaukrati spænder ofte ben for både tempo, processer og gode idéer, mener ledelsesekspert Henrik Ørholst, der her guider til, hvordan man kan skære ned på bureaukratiet i sin organisation. 

Italien har et af Europas tungeste bureaukratier. Hvis man skal åbne et bilværksted, kræver det 86 godkendelser fra myndighederne, og det er faktisk ikke meget nemmere at sælge pizza. For en pizzamand er der stadig 21 forskellige statslige myndigheder, der foretager løbende kontrol, når forretningen er i gang, og er man uenig med en anden virksomhed om et-eller-andet, tager det i gennemsnit tre år at nå et forlig.

For mange mennesker er bureaukrati blevet et skældsord – og med god grund. Det koster på bundlinjen, og derfor gælder det om at forenkle og strømline så meget som muligt. Det er dog ikke lige til. Mange har prøvet af få en håndfuld bilag retur fra økonomiafdelingen, fordi der manglende konteringsangivelse af, hvem man har spist med, hvor og hvilken valuta, der er benyttet.

For en økonomiafdeling er det meget vigtigt, at bilagene er kontereret korrekt, fordi der blandt andet er skatteregler eller interne regler, der skal følges, og det ligger ofte til grund for en besværlig og bureaukratisk proces.

Et andet eksempel: Når der er underskud i en afdeling eller i en virksomhed, bliver der strammet op, og det er kun den øverste ledelse, der får lov til at godkende regninger, og ja – så går tempoet yderligere ned. Eller når der er noget, som går galt på et plejehjem, fordi medarbejdere bruger for meget tid på de forkerte ting, så er politikernes svar næsten altid, at der skal strammes op og indføres flere regler for at sikre, at det ikke sker igen. 

Tillid og kontrol

For at skære ned på bureaukratiet i jeres organisation, findes der heldigvis flere værktøjer, og den ultimative test for at afgøre, hvorvidt en virksomhed er for bureaukratisk eller ej, er at stille det berømte Gary Hamel-spørgsmål (professor i ledelse):  

Hvor nemt er det at få godkendt et budget på 20.000 dollars til et projekt? 

Svaret giver en hurtig temperaturmåling på bureaukratiet:  I det ene yderpunkt er der ingen formelle godkendelsesprocedurer. Pengene bliver bare udbetalt, og man kan gå i gang. Der er plads i virksomheden til at eksperimentere og prøve sig frem.

I det andet yderpunkt udløser det en flod af regneark, godkendelsesprocedurer, udarbejdelse af business-cases og cost/benifit-analyser, og inden pengene er blevet godkendt – eller afslået – er der gået flere uger, og mange mennesker og afdelinger har været involveret til ingen nytte. 

“Tillid er godt, men kontrol er bedre”, er et kendt citat fra den sovjetiske statsleder Vladimir Lenin, men det vigtigste er, at cocktailen mellem tillid og kontrol er afbalanceret i forhold til virksomhedstype, branche, kultur og ledelsesstil.

F5 Update har en fast gruppe klummeskribenter, der beriger vores magasin med viden, indsigt og meninger. Klummerne er udtryk for skribentens egne holdninger.