Ønsket om at skabe en bedre mødekultur står højt på dagsordenen hos mange organisationer. Men hvor vi oftest fokuserer på, hvad vi kan ændre på vores møder, er det ligeså vigtigt at fokusere på, hvad vi tager med ind i mødelokalet. Det understreger Anne Bach Krog Iversen, der er co-founder af it-virksomheden TimeXtender, hvor man både benytter meditation og mindfulness for at opnå mere effektive møder.
“Er du klar”? spørger Anne Bach Krog Iversen, vender timeglasset på hovedet og lukker øjnene.
I den anden ende af Zoom-forbindelsen gør jeg det samme – lukker øjnene og prøver at samle tankerne i løbet af det minuts stilhed, som Anne Bach Krog Iversen har insisteret på som indledning til vores interview. Et interview som foregår på to vidt forskellige præmisser og med ni tidszoner mellem os. For Anne er det morgen i Seattle i USA, hvor hun bor og arbejder som Chief DNA & Culture Officer i it-virksomheden TimeXtender, mens det for mig er aften hjemme i Danmark.
Efter et minut ligger sandkornene stille, og jeg bryder tavsheden med det mest oplagte spørgsmål:
Anne, hvorfor har vi lige haft den her øvelse?
“Jamen det har vi for at give dig et autentisk billede af vores mødekultur. Hver gang vi har møder i TimeXtender – både fysisk og virtuelt – så starter vi med et minuts stilhed for at tømme hjernen, finde roen og blive fokuserede på det, der skal tales om”.
Men hvorfor er det nødvendigt?
“Fordi vi ofte tager alt muligt med ind til møder, som ikke høre hjemme der. Ting vi ubevidst ikke kan lægge fra os. Det er desværre blevet en del af vores tidsalder og skyldes det liv – både arbejdsliv og privatliv – som mange af os lever. Samfundet ræser afsted, og vi ræser med og har travlt både på arbejdspladsen og derhjemme. Derfor går vi ofte til møder uden at være 100 procent til stede, fordi vores tanker stadig er på det forrige møde, på en vigtig arbejdsopgave eller på familien derhjemme. Det påvirker ikke bare vores engagement på mødet, men også det samlede output”, forklarer Anne Bach Krog Iversen.
Mødt på arbejde – men ikke til stede
Ovenstående beskrivelse er ikke bare hverdag på flere danske arbejdspladser – det var også hverdagen hos TimeXtender, som til daglig har hovedkontor i Aarhus samt i Bellevue i USA – naboby til Seattle. Dengang observerede Anne Bach Krog Iversen, hvordan de ansatte måske nok var fysisk til stede på møderne, men fokus var ofte et helt andet sted.
“For omkring syv år siden gik det op for os, at folk simpelthen ikke var mentalt til stede under vores møder. Jeg lagde særligt mærke til det i forbindelse med vores timeout-møder, som vi afholder fredag morgen en gang i kvartalet (nu online torsdage klokken 20.00 CET, så alle kan deltage på kryds og tværs af tidszoner, red.) Her samler vi alle ansatte til morgenmad, hvorefter vi blandt andet gør status og taler om, hvor vi er på vej hen. Der mærkede jeg, at mange af os ikke var rigtigt til stede. Nogle sad stadig i trafikken, ved morgenbordet derhjemme, nogle tænkte på aflevering i børnehaven eller på det arbejde, der skulle udføres efter mødet”, fortæller Anne Bach Krog Iversen, der har været med til at stifte TimeXtender sammen med sin mand Heine Krog Iversen, der i dag indtager rollen som virksomhedens direktør.
Løsningen på problemet blev at flytte fokus fra mødelokalet og ind i sig selv. Gennem bevidst brug af mindfulness, pauser og refleksion valgte ledelsen – på opfordring af Anne Bach Krog Iversen – at implementere helt nye mødevaner, som skulle skabe øget fokus, tilstedeværelse og begejstring.
Af samme grund blev det besluttet, at næste fællesmøde skulle indledes med et minuts stilhed.
“Det, jeg introducerede den morgen for syv år siden, var et minuts ro til at lande og lægge morgenen bag sig og fornemme, at man var til stede. Jeg vidste ikke, hvordan folk ville tage imod det, da mindfulness ikke rigtig var slået igennem på dette tidspunkt, og der var da også én medarbejder, der faktisk forlod lokalet, fordi han ikke kunne være i det”, fortæller hun.
Hvordan fik du idéen til at benytte mindfulness?
“I 2008 fik jeg et piskesmæld. På det tidspunkt var min mand og jeg sprunget ud som selvstændige og havde to små børn, og selvom det faktisk var svært for mig at komme ud af sengen om morgenen, så harmonerende et piskesmæld bare rigtig dårligt med, at vi var ved at bygge en forretning op. Derfor måtte jeg finde et alternativ, og på den måde fik jeg øjnene op for mindfulness, der siden har givet mig enormt meget. Jeg har lært at øge min bevidsthed, være nærværende og være til stede i nuet, så det faldt naturligt for mig, at videreføre dette mindset til vores organisation”, forklarer Anne Bach Krog Iversen, der som Chief DNA & Culture Officer blandt andet har til opgave at inspirere og uddanne virksomhedens X-people (ansatte TimeXtender) .
Reset hjernen og få bedre output
Det bevidsthedssøgende fokus betyder ikke blot, at hvert møde hos TimeXtender bliver indledt med et minuts stilhed – undervejs bliver der også indlagt pauser til refleksion og tid til at tænke sig om, før man svarer, ligesom møderne bliver afrundet med feedback og takeaways.
“Det handler først og fremmest om, at din hjerne skal resættes, før du begiver dig ind i et møde. Dernæst forsøger vi også at skabe et rum, hvor vi har ro til refleksion, inden vi svarer og træffer beslutninger. Alt sammen for at skaffe os en bevidsthed om vores tanker og vores tilstedeværelse. Det arbejder vi rigtig meget med – især nu hvor vi afholder mange onlinemøder. Min klare erfaring er, at hvis du bruger bevidstheden under møder, så vil jeres output også blive bedre, da processen ikke bliver påvirket af alt muligt udefrakommende støj”, fastslår Anne Bach Krog Iversen.
Ud over pauser og stilhed har man hos TimeXtender også vedtaget andre initiativer, der skal styrke virksomhedens møder. Blandt andet har man afskaffet alle kollektive orienteringsmøder. I stedet foregår orienteringer og opdateringer nu løbende og kun på skrift. Virksomheden producerer også både en intern podcast samt skriver artikler og blogs med fokus på roen og refleksionerne i hverdagen, ligesom man afholder ugentlige online recharge sessioner, der skal lære medarbejderne at være i nuet og resætte sig selv.
Samtidig har man udarbejdet en konkret møde-guideline med udgangspunkt i Stephen R. Coveys klassiker The 7 Habits of Highly Effective People. En guide som alle virksomhedens ansatte opfordres til at benytte. Blandt andet opfordres der til altid at have en mødeagenda klar samtidig med, at der forinden mødet bør reflekteres over, hvad der er vigtigt at tage med på mødet, og hvem der er vigtige at tage med på mødet.
“Det er afgørende, at man som ledelse tager initiativet til at skabe en sund mødekultur. Man behøver ikke nødvendigvis have refleksions-pauser som os, men i det mindste bør man reflektere over, hvordan man fastholder deltagernes fokus, samt hvilke møder der måske er mindre relevante at afholde. Samtidig er vi alle selv ansvarlige for den energi, vi bringer med ind i møder. Vi skal være bevidst om vores energi. Har jeg lyst til at deltage i dette møde? Er det relevant? Har jeg hovedet et andet sted? For hvis du ikke er 100 procent til stede og engageret, så ender du med at spilde andres tid”.
Meditation på toilettet?
Men er det ikke en udfordring at nå dertil, hvor I er nået?
“Jo for pokker. Det er syv år siden, vi begyndte at arbejde med det her, og det er stadig noget, vi arbejder med hele tiden – under hvert møde. Jeg kan selv glemme at starte med et minuts stilhed, hvis jeg er meget ivrig efter at komme i gang, men heldigvis har jeg gode kolleger, der minder mig om det. Men det kræver øvelse at resætte hjernen og rydde op i det, der fylder før et møde”, siger hun og tilføjer:
“Nogle mediterer, nogle sidder lige et ekstra par minutter i bilen, før man går ind til mødet og andre sætter sig ud på toilettet et par gange i løbet af dagen bare lige for at finde roen og få clearet tankerne, før næste møde. Det er individuelt, men vi kan i hvert fald mærke, at det ikke bare har medført bedre møder, men også bedre resultater og bedre trivsel”, understreger Anne Bach Krog Iversen og kigger ud af vinduet på den nyfaldne sne, der let daler over Seattle, hvor den danske virksomhed bor dør om dør med tech-giganter som Microsoft og Amazon.
“Det er her det sker, der er her det sner”, tilføjer hun med et grin.
For år tilbage var både hun og ægtemanden lokaliseret I Aarhus sammen med størstedelen af virksomhedens 50 ansatte, men valgte at flytte til Seattle sammen med parrets drenge for at være tættere på den teknologiske udvikling og Microsoft, som TimeXtender arbejder tæt sammen med.
“I dag er vores hovedkontor online, da vi arbejder asynkront på tværs af landegrænser og tidszoner. Vi rekrutterer medarbejdere fra hvor som helst i verden, og derfor er vi også dybt afhængige af, at vores møder – og i særdeleshed online-møder – fungerer godt. Det er heldigvis tilfældet, så længe vi husket roen og refleksionerne”.
The Xbook: 7 habits
Anne Bach Krog Iversen deler her TimeXtenders ‘meeting guidelines’ fra virksomhedens Xbook, som er en guide til medarbejdere omkring forventet adfærd, retning, relationer, roller og rammer hos TimeXtender.
We start all meetings with a quiet minute to focus, connect and reset our minds. We invite everyone to participate. You can have your eyes open or closed during the minute — and you can do no wrong. We also encourage the habits below to improve our meetings.
Habit 1: Be proactive
Take responsibility for a positive outcome by using proactive language (I choose, I can, I will, I prefer, etc.). Choose to engage with your full attention and turn off your mobile phone.
Habit 2: Begin with the end in mind
Open the meeting with pre-framing the intention.
Habit 3: Put first things first
Learn to prioritize and keep it simple.
Habit 4: Think win-win
Strive for mutually beneficial and satisfying agreements or solutions.
Habit 5: Seek first to understand, then to be understood
Listen patiently and try to understand before you respond. Practice beginner’s mind and be non-judgmental.
Habit 6: Synergize
When you begin to genuinely interact together, and you’re open to each other’s influence, you begin to gain new insight and get things done. Execute.
Habit 7: Sharpen the Saw
Recharge yourself before and after your meetings to increase your capacity and awareness in the meeting. Breathe. Do a closing round; everybody gets their one minute of feedback and take-aways with no interruptions. This to ensure that everybody leaves the meeting in alignment and with positive energy.
Vil du vide mere om effektiv mødekultur?? Så kan du komme med til foredrag med Bastian Overgaard hos F5 i februar 2022. Læs mere og tilmeld dig lige her
Læs også
F5 er en ung og ambitiøs virksomhed, som stræber efter at være Danmarks foretrukne leverandør indenfor lederudvikling. Vi har gennem de seneste 6 år samlet ca. 2000 ledere fra Danmarks største organisationer til sparring via netværksgrupper, foredrag, konferencer og...
Er man som leder medlem af et internt organisationsnetværk, kan det til tider være svært at tale rent ud af posen. Det mener Henriete Siff Thomsen, der er centerleder i Frederikssund Kommune. Hun føler, at der er et andet fortrolighedsrum i hendes netværk hos F5...
Lederudvikling kommer i mange afskygninger, men der er stor forskel på udbyttet, mener Stefan Schlie, der er Head of WTG Engineering i Vattenfall. Han går både til workshops og konferencer, men peger på, at et netværk med kontinuitet og intimitet har mest at byde...
Som medlem hos F5 er du altid på forkant med de nyeste trends og tendenser indenfor ledelse og lederudvikling. Vi samler nysgerrige og ambitiøse ledere, der har fokus på personlig udvikling gennem sparring og faglige diskussioner.
Vil du være med i et professionelt ledernetværk eller blot have adgang til alle vores konferencer og foredrag, så bliv klogere på dine muligheder her.
Indtast dine oplysninger og få adgang til PDF'en.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi sender dig en rabatkode, der giver dig én gratis workbook.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi sender dig en rabatkode, der giver dig én gratis workbook.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Fill out the form and we will contact you.
Fill out the form and get access to the PDF about the network.
Indtast dine oplysninger og få adgang til PDF'en om netværksgruppen.
Indtast dine oplysninger og få adgang til PDF'en om netværksgruppen.
Indtast dine oplysninger og få adgang til PDF'en om netværksgruppen.
Indtast dine oplysninger og få adgang til PDF'en om netværksgruppen.