Da marketing bureauet IIH Nordic i 2017 gik over til en fire-dages arbejdsuge, så man sig i samme ombæring nødsaget til at optimere på virksomhedens mange møder. Det førte til en helt ny og effektiv mødekultur, der siden har kastet en række imponerende resultater af sig, fortæller administrerende direktør Henrik Stenmann.
Lige siden det digitale bureau IIH Nordic i starten af 2017 valgte at indføre en fire-dages arbejdsuge for alle virksomhedens ansatte, har den uortodokse arbejdsmodel skabt gentagende overskrifter og er blevet kaldt ‘det mest omtalte HR-tiltag i årtier’.
Den omfattende medieomtale skyldtes i første omgang det opsigtsvækkende valg at gå ned på en 30 timers arbejdsuge – uden nogen nedgang i lønnen. De senere år er historierne dog mere gået på de positive resultater, som den forkortede arbejdsuge har ført med sig – blandt andet højere medarbejdertilfredshed, mindre sygefravær og mere effektivitet.
En succesfortælling som F5 Update også har skrevet flere artikler om.
Selv forklarer grundlægger og administrerende direktør Henrik Stenmann, at succesen ikke skyldes antallet af arbejdsdage, men i stedet et gennemgribende opgør med traditionelle arbejdsprocesser, og netop i dette opgør gemmer der sig en anden succeshistorie, som til dels er blevet overskygget af timetallet hos IIH Nordic – nemlig virksomhedens ændrede mødekultur.
“Oprindeligt gik vi ikke med planer om at ændre vores mødekultur, da vi ikke opfattede den som dårlig eller spild af tid, men det ændrede sig, da vi begyndte at arbejde hen imod en fire-dages arbejdsuge. Hele præmissen for vores organisationsændring var at sige: Hvis vi skal skære en arbejdsdag væk, så er vi nødt til at frigive tid et andet sted. Det tvang os til at se på, hvordan vi brugte vores arbejdstimer, og her stak vores møder hurtigt ud”, fortæller Henrik Stenmann.
Din mødekalender står i vejen
Allerede tidligt i processen stod det klart for det digitale bureau, at der var masser at optimere på i forbindelse med virksomhedens møder. Spørgsmål som: Hvorfor holder vi egentlig dette møde? Hvem bør deltage? Og frem for alt: Kan vi ikke justere på varigheden? trængte sig på i takt med, at usunde mødevaner blev synliggjort.
“Ifølge Gallup bruger vi mellem 40-60 procent af vores arbejdstid på møder og mails, mens andre undersøgelser viser, at en leder bruger gennemsnitligt 17-20 timer om ugen på møder. Dermed står det klart, at møder selvfølgelig skal fungere optimalt, men hos mange virksomheder resulterer møderne desværre i både pseudoarbejde og pseudoprocesser, som stjæler en masse dyrebar tid. Det gjorde det i hvert fald hos os”, forklarer Henrik Stenmann og fortsætter:
“Lad mig give et eksempel: Når et møde typisk varer en time eller en halv time er det fordi, det passer ind i Microsoft kalendersystem. Derfor indkalder vi ofte til unødvendigt lange møder, selvom vi sandsynligvis kunne gennemføre dem på den halve tid. Det var en af de afgørende observationer, vi gjorde os”, forklarer han.
Andre usunde faktorer som uorganiserede mødestrukturer, aktive telefoner under mødet samt ansatte, der kom for sent grundet ’væg-til-væg’ møder, var heller ikke svære at udpege, og derfor satte virksomheden hurtigt ind med fem fundamentale forandringer:
1. Kortere møder
2. Færre deltagere
3. Møder efter frokost
4. Krav om agenda dvs. bedre forberedelse
5. Timer i alle mødelokaler og optimeret digital disciplin
“Vi besluttede først og fremmest at skære i mødernes varighed, så vores møder som udgangspunkt kun varede 45 minutter – senere blev standarden 20 minutter. Selvfølgelig må man benytte længere tid, hvis mødet har en særlig karakter, men som udgangspunkt holder vi os til de to intervaller. Både ledere og medarbejdere. Den ændring krævede blandt andet, at vi gik ind og ændrede i standardindstillingerne i Microsofts kalender. Det kan lyde som en lille ubetydelig ting, men som en form for adfærdsdesign, har det haft en kolossal effekt”, forklarer han.
Æggeur og nej tak til telefoner
Samtidig forsøgte man sig med en række teknologier, der skulle afhjælpe flere af de benspænd, som var blevet udpeget forinden. Virksomheden eksperimenterede blandt andet med digital transskribering under møder for at spare en ansat til den post. Man besluttede også at indføre en synlig markør, der skulle angive, hvor længe et møde varede, og hvor længe der løbende var tilbage. Både æggeure og diverse lamper med lys og lyd var i spil, før valget faldt på den velkendte Time Timer, som i dag pryder hvert et mødelokale hos IIH Nordic.
“Den (Time Timer, red.) er meget stor og meget synlig, så alle får en bevidsthed om, hvornår mødet er slut. Som mødefacilitator er det aldrig sjovt at skulle minde folk om, at de skal til at speede op og runde af, fordi tiden er ved at løbe fra deltagerne. Derfor har vi erfaret, at noget meget visuelt og synligt har stor effekt. Der sker noget psykologisk, når der tydeligt vises, at der kun er fem minutter tilbage af et møde”, forklarer Henrik Stenmann.
Ligeledes blev både mobiltelefoner og computere bandlyst under møderne, med mindre de havde et konkret formål, ligesom virksomheden valgte at skære drastisk i ‘de faste møder’ – altså dem man deltager i, blot fordi de står i ens kalender.
“Vi har været meget opmærksom på de faste møder, som ikke altid er vigtige. Samtidig må vores 1-1 møder som udgangspunkt kun vare 20 minutter, og hvis der ikke er lagt noget konkret ind i møde-agendaen, så vil de automatisk blive aflyst”, forklarer direktøren.
5.760 arbejdstimer sparet væk
Ifølge Henrik Stenmann har både kunder, samarbejdspartnere og ikke mindst virksomhedens ansatte alle taget godt imod implementeringen af den nye mødekultur. Især medarbejderne har taget de nye retningslinjer til sig efter den indledende – og meget eksplorative – fase af projektet var overstået.
“Efter det lykkes os at finde formen, har jeg kunne mærke glæden hos medarbejderne. Mange ansatte er nu for alvor begyndt at værdsætte og mærke, hvad tid er i værdi – ikke kroner-og-øre-værdi, men i livskvalitets-værdi”, forklarer han.
Samtidig kan IIH Nordic også dokumentere konkrete og positive resultater som følge af den nye mødestruktur. Således har virksomheden siden 2017 sparet 480 arbejdstimer om måneden eller 5.760 arbejdstimer årligt på møder – hvilket svarer til 3 fuldtidsstillinger. En arbejdstid som medarbejderne i stedet bruger på at dygtiggøre sig og levere bedre resultater til virksomhedens kunder.
Som inspiration til andre virksomheder kan du her læse om de fundamentale forandringer, som IIH Nordic foretog i bestræbelserne på at opnå en effektivisering af deres mødekultur.
5 fundamentale forandringer
“Møder er en integreret del af dagligdagen i de fleste virksomheder – også i vores. Og selvom nogle af de møder, vi holder, er overflødige, så kan det være svært selv at få øje på. Det havde vi i hvert fald. Derfor startede vi et helt andet sted, nemlig med at kigge på rammerne for vores møder. Det mundede ud i fem konkrete tiltag, der var lette at forstå og implementere i organisationen”.
1. Kortere møder: I IIH Nordic ændrede vi varigheden af møderne fra 60 og 30 minutter til 45 og 20 minutter. Det betød, at det samme skulle gennemgås på kortere tid – men hvis man er erfaren mødegænger, så ved man nok også, at de fleste møder sagtens kunne afholdes mere effektivt.
2. Færre deltagere: Har du nogensinde siddet 10 mennesker til et møde, der reelt kun havde 4 mødedeltagere. Sådan er det ofte. Derfor satte vi os for at skære ned på antallet af deltagere til møderne, så det kun var de personer, der havde en aktiv rolle, der sad med ved bordet.
3. Møder efter frokost: Videnskabelige undersøgelser har vist, at vi er mest arbejdsvillige før frokost. Om formiddagen har vi nemlig mere energi, overskud og lyst til at arbejde end senere på dagen. Derfor indførte vi en regel om, at møder skulle afholdes efter frokost. På den måde har vi reserveret de mest produktive timer på arbejdsdagen til at løse reelle opgaver.
4. Bedre forberedelse: De bedste og mest effektive møder har velforberedte deltagere, men for at kunne være godt forberedt kræver det, at man ved, hvad der skal gennemgås på mødet. Derfor har vi gjort det obligatorisk for den, der planlægger mødet at lave en agenda for alle deltagere. Sådan giver vi mødedeltagerne optimale betingelser for at møde forberedt op – og ingen undskyldning for ikke at være forberedt.
5. Timere i alle mødelokaler: Èt er at lave nye møderegler, som man forventer, at de ansatte overholder. Men mange års mødekultur ændres ikke over natten. For at minde vores ansatte om de nye tiltag, placerede vi en timer i alle mødelokaler – og i dag er det blevet en vane, at vi sætter timeren til 20 eller 45 minutter, inden vi starter et møde.
Vil du vide mere om effektiv mødekultur?? Så kan du komme med til foredrag med Bastian Overgaard hos F5 i februar 2022. Læs mere og tilmeld dig lige her.
Læs også
F5 er en ung og ambitiøs virksomhed, som stræber efter at være Danmarks foretrukne leverandør indenfor lederudvikling. Vi har gennem de seneste 6 år samlet ca. 2000 ledere fra Danmarks største organisationer til sparring via netværksgrupper, foredrag, konferencer og...
Er man som leder medlem af et internt organisationsnetværk, kan det til tider være svært at tale rent ud af posen. Det mener Henriete Siff Thomsen, der er centerleder i Frederikssund Kommune. Hun føler, at der er et andet fortrolighedsrum i hendes netværk hos F5...
Lederudvikling kommer i mange afskygninger, men der er stor forskel på udbyttet, mener Stefan Schlie, der er Head of WTG Engineering i Vattenfall. Han går både til workshops og konferencer, men peger på, at et netværk med kontinuitet og intimitet har mest at byde...
Som medlem hos F5 er du altid på forkant med de nyeste trends og tendenser indenfor ledelse og lederudvikling. Vi samler nysgerrige og ambitiøse ledere, der har fokus på personlig udvikling gennem sparring og faglige diskussioner.
Vil du være med i et professionelt ledernetværk eller blot have adgang til alle vores konferencer og foredrag, så bliv klogere på dine muligheder her.
Indtast dine oplysninger og få adgang til PDF'en.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi sender dig en rabatkode, der giver dig én gratis workbook.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi sender dig en rabatkode, der giver dig én gratis workbook.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Fill out the form and we will contact you.
Fill out the form and get access to the PDF about the network.
Indtast dine oplysninger og få adgang til PDF'en om netværksgruppen.
Indtast dine oplysninger og få adgang til PDF'en om netværksgruppen.
Indtast dine oplysninger og få adgang til PDF'en om netværksgruppen.
Indtast dine oplysninger og få adgang til PDF'en om netværksgruppen.