Den danske mødekultur fik et tiltrængt løft, da 2020s coronahjemsendelser tvang os alle til at blive dus med virtuelle møder. Det mener ekspert i mødeledelse Bo Krüger, der dog understreger, at vores fysiske møder stadig lader meget tilbage at ønske.
Danske virksomheders mødekultur har været genstand for debat og løftede pegefingre i årtier. Alt for mange organisationer lægger nemlig fortsat mødelokaler til ineffektive, ustrukturerede og dårligt faciliterede møder, der både er for mange og for lange.
En problematik som F5 Update dykkede ned i, da vi i 2019 talte med ekspert i mødeledelse Bo Krüger, der dengang gav gode råde til, hvordan danske ledere kunne skabe en markant større effektivitet i deres organisation ved at optimere den kollektive mødekultur.
Tre år efter er det dog ikke voldsomt meget, som har ændret sig, når man kigger ud over det danske kontorlandskab. Det er i høj grad de samme problematikker, som både ledere og medarbejdere fortsat møder, når de begiver sig ind i de danske mødelokaler – og dog. For med corona-pandemien har vores mødekultur alligevel taget et kvalitetsmæssigt ryk i det virtuelle rum. Det fortalte Bo Krüger, da F5 Update igen kontaktede ham for at tegne en status på vores mødekultur anno 2022.
“Corona har unægteligt gjort en masse positivt for måden, hvorpå vi afholder vores møder. Hele nedlukningen tvang os til at gøre rigtig mange ting anderledes, og det tvang os til at afholde vores møder virtuelt. I den forbindelse gik det hurtigt op for de fleste, at der er en masse fordele forbundet med at afholde virtuelle møder. De er som regel kortere, de er mere effektive, og vi sparer både transporttid og ressourcer. Ud af nød fik vi lynhurtigt gjort op med mange af de dårlige vaner, som ellers har været kendetegnet for vores mødekultur i årevis”, siger Bo Krüger og tilføjer;
“Det pudsige er, at den sunde forandring er opstået ved, at vi har benyttet teknologier, som vi faktisk har haft hele tiden – det er bare ikke noget, vi har gidet at benytte, da mange af os er dårlige til at ændre vores organisatoriske vaner. Inden for adfærdspsykologi har man noget, der hedder status quo bias, hvilket betyder, at der skal ret meget til for at ændre på noget, vi allerede gør. Jeg har i mange år undret mig over, hvorfor vi havde så svært ved at ændre vores mødevaner, når nu der åbenlyst var andre måder at holde møder på. Det er heldigvis sket nu”, forklarer Bo Krüger, der ud over at være forfatter til bestselleren ’ Mødeledelse: Sådan leder du værdiskabende og motiverende møder’ også er indehaver af konsulentvirksomheden Moving Minds.
Tilbage til ineffektiviteten
Ifølge Bo Krüger er kampen mod dårlige møder dog langt fra afblæst, for med danskernes retur til den fysiske arbejdsplads fulgte også et retur til både vaner og uvaner. Ganske vist har rigtig mange danskere fortsat styr på, hvordan vi opretter et Zoom-møde, eller hvordan vi begår os på Microsoft Teams, men i og med at arbejdet igen er blevet fysisk på de fleste arbejdspladser, er vi røget tilbage i mødelokalerne, hvor langt fra alle er lige gode til at medbringe de positive erfaringer, vi gjorde os under corona.
“Folk er vendt tilbage til kontoret og kollegerne, og selvom det virtuelle møde har fået en betydelig plads hos dem, der har opdaget, at det kan være en særdeles effektiv mødeform, så har man rigtig mange steder haft et behov for at komme tilbage til noget velkendt. Vi har i høj grad efterspurgt fysisk kontakt og de menneskelige relationer til andre, og dermed er den gamle, fysiske mødeform tilbage som vores foretrukne mødeform”, forklarer Bo Krüger og understreger, at der her fortsat er en masse ting at arbejde på.
En undersøgelse fra 2020, foretaget af Lederne, har vist, at danske ledere i gennemsnit bruger knap 12 timer om ugen på at sidde i møder. Samtidig svarer 15 procent af lederne i undersøgelsen, at udbyttet ikke står mål med den tid og de ressourcer, de bruger på møderne.
Samme undersøgelse viser også, at der de seneste år kommet flere overflødige møder i ledernes kalender. I hvert fald hvis man kigger på undersøgelsen fra 2020 og sammenligner med en tilsvarende fra 2017. Dengang svarede en ud af ti ledere, at de ofte eller meget ofte deltager i møder, som de fandt overflødige. I 2020 var antallet steget til knap hver femte leder.
“En ting er, at danske ledere ikke er begejstret for de møder, de afholder, men når vi ser på medarbejderen, vil utilfredsheden unægteligt være endnu højere, da det er lederne, der oftest indkalder til møder, og som derfor bør have et formål med at holde mødet. Dem, der deltager i noget, som andre har planlagt for dem, har meget større tendens til at føle, at det er meningsløst. Dermed er der fortsat meget, som kan forbedres, når vi kigger på de møder, der bliver holdt rundt om på danske arbejdspladser”, siger han.
Hvem peger pilen på?
Ifølge Bo Krüger skyldes problemet med dårlig mødekultur en lang række faktorer, som mange virksomheder dagligt kæmper med. Her er blandt andet tale om dårlig mødeledelse, ringe forberedelse hos de fremmødte, manglende mødedisciplin, uklar struktur og et output, som ofte er svært at få øje på for deltagerne.
“Jeg ved, at flere ledere peger på, at det er mødedeltagerne, der er for dårligt forberedt til møderne, men mange gange skyldes den manglende forberedelse, at formålet med mødet er uklart for deltagerne, og at oplægget til mødet er for dårligt. Hvis du ikke ved, hvorfor du deltager i et møde, oplever du det som meningsløst. Det kan godt være, at mødets indkalder har et klart formål, men hvis ikke det ligeledes er klart for deltagerne, så mister man dem før mødet er gået i gang”, siger han og fortsætter:
“En anden klassisk fejl er, at der ofte er for mange, der deltager på møder. Vi inviterer per automatik for mange – bare for en sikkerheds skyld, men det er ikke bare spild af deres arbejdstid – det medvirker også til at fylde møderne med deltagere, som ikke kan se værdien”, forklarer han.
Netop konsekvenserne er mange af vores mangelfulde mødekultur, understreger Bo Krüger og peger på, at det det på organisatorisk plan skaber tids- og ressourcespild, mens det på et personligt plan resulterer i mistrivsel og motivationstab, som i sidste ende går ud over arbejdsindsatsen.
“Samtidig gør det os dårligere i stand til at operere i en verden i konstant forandring. Vi har i stigende grad brug for at kunne handle hurtigt og agilt og træffe afgørende beslutninger. Det sker ikke med en dårlig mødekultur, der blot spænder ben for effektiviteten”, mener han.
Gode råd til ledere
I bestræbelserne på at komme dårlige møder til livs har både ledere og medarbejdere et ansvar, men ifølge Bo Krüger er der tale om en 60/40 fordeling, da du som leder bliver nødt til at gå forrest. Således peger han på, at ledere med rette bør skride til aktiv handling for at implementere en konstruktiv mødekultur.
“Som leder kan du gøre den største forskel. Det er dig, der kan signalere, at nu skal I have en sund mødekultur med klare rammer og struktur. Når du holder møder, så starter vi til tiden, vi slutter til tiden, vi er forberedte, og vi holder os til det, der er relevant. Hvis du som leder melder klart ud, skal det nok smitte af på deltagerne”, siger han og peger på seks gode møde-råd, som han kalder ’banale, men effektive’.
Bo Krüger: 6 råd til at skabe bedre møder
1 Find dit formål: Du skal altid have et klart formål med dit møde, og du skal være sikker på, at også deltagerne kender dette formål. Nogle møder – særligt orienteringsmøder – har vi efterhånden afholdt så mange af, at formålet med tiden kan være blevet klart for os. Et formål kan blandt andet afklares med medarbejderne – hvorvidt formålet også giver mening for dem.
2 Altid en mødeleder: Du skal altid have en mødeleder, der har ansvaret for, at mødet ikke kører af sporet. Mødelederen skal være med til at sikre, at der er struktur, og at jeres møderammer bliver overholdt. Mødelederen er ofte personen, der har indkaldt til mødet, og det er i øvrigt vigtigt, at man som mødeafholder altid er forberedt – ikke kun på mødeindholdet, men også på processen undervejs.
3 Involver deltagerne: Ledere skal generelt blive bedre til at involvere folk i møderne og efterfølgende hente feedback. Medarbejdernes tilbagemeldinger giver stof til eftertanke, og det kan du bygge videre på. Hvis dine medarbejdere har svært ved at finde jeres møder relevante, er det muligvis fordi du enten skal klargøre vigtigheden eller vinkle dem anderledes.
4 Forkort møderne: De fleste ledere kan med fordel gøre deres møder kortere. De møder, I normalt sætter en time af til, kan klares på 45 minutter, og de møder, der i mødeindkaldelsen tager 30 minutter, kan nok godt klares på 20 minutter. Vi har en tendens til at nå det, vi skal, indenfor den tidsramme der er afsat.
5 Varier og nytænk: Det er altid en god idé at skabe adspredelser i jeres møder ved at benytte diverse fif og værktøjer. Stående møder har eksempelvis vist sig at være 30 procent mere effektive, ligesom corona har introduceret mange til walk and talk-møder, der som format fungerer rigtig godt for kreativiteten, så længe man ikke er for mange.
6 Virtuelt fokus: En samtale, der foregår i mange organisationer lige nu, går på, hvordan man skal organisere arbejdet fremadrettet. Hvor meget skal eksempelvis foregå fra kontoret, og i hvor høj grad kan vi arbejde fra distancen. Det er dog helt sikkert, at virtuelle møder er kommet for at blive. Derfor bør det være en mødeform, som vi arbejder videre på og tager i anvendelse, når det passer ind i sammenhængen, og så skal vi huske at trække på de erfaringer, vi har gjort os under corona. Der er en række erfaringer fra det virtuelle rum, som vi kan tage med i det fysiske. Eksempelvis varigheden af et møde.
Vil du vide mere om effektiv mødekultur?? Så kan du komme med til foredrag med Bastian Overgaard hos F5 i februar 2022. Læs mere og tilmeld dig lige her
Læs også
F5 er en ung og ambitiøs virksomhed, som stræber efter at være Danmarks foretrukne leverandør indenfor lederudvikling. Vi har gennem de seneste 6 år samlet ca. 2000 ledere fra Danmarks største organisationer til sparring via netværksgrupper, foredrag, konferencer og...
Er man som leder medlem af et internt organisationsnetværk, kan det til tider være svært at tale rent ud af posen. Det mener Henriete Siff Thomsen, der er centerleder i Frederikssund Kommune. Hun føler, at der er et andet fortrolighedsrum i hendes netværk hos F5...
Lederudvikling kommer i mange afskygninger, men der er stor forskel på udbyttet, mener Stefan Schlie, der er Head of WTG Engineering i Vattenfall. Han går både til workshops og konferencer, men peger på, at et netværk med kontinuitet og intimitet har mest at byde...
Som medlem hos F5 er du altid på forkant med de nyeste trends og tendenser indenfor ledelse og lederudvikling. Vi samler nysgerrige og ambitiøse ledere, der har fokus på personlig udvikling gennem sparring og faglige diskussioner.
Vil du være med i et professionelt ledernetværk eller blot have adgang til alle vores konferencer og foredrag, så bliv klogere på dine muligheder her.
Indtast dine oplysninger og få adgang til PDF'en.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi sender dig en rabatkode, der giver dig én gratis workbook.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi sender dig en rabatkode, der giver dig én gratis workbook.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Fill out the form and we will contact you.
Fill out the form and get access to the PDF about the network.
Indtast dine oplysninger og få adgang til PDF'en om netværksgruppen.
Indtast dine oplysninger og få adgang til PDF'en om netværksgruppen.
Indtast dine oplysninger og få adgang til PDF'en om netværksgruppen.