Sådan tilrettelægger du det gode møde

1. February 2023

Det går ud over beslutningsevnen, når en leder render til møder hele tiden. Derfor bør der skæres og omstruktureres effektivt i lederens kalender, mener ekspert i mødeledelse.

Klokken 9-10: Tirsdagsmøde med ledergruppen. Klokken 10:15-10:30: Teamsmøde med Aarhus-afdelingen. Klokken 12.00: Frokostmøde med Sanne fra økonomi. Klokken 14: Statusmøde og efterfølgende møde med kommunikation og marketing – husk 20 mi-nutters break out til hver over Teams. Klokken 15: Transport – fang Thomas på telefon. Klokken 16: Bestyrelsesmøde i partnerkoncern med middag fra kl. 18.

Hvis du er leder, er det ikke ualmindeligt, at din kalender ser sådan ud. For ledere går til rigtig mange møder. Da organisationen Lederne i 2020 spurgte 2210 af deres med-lemmer, lød det, at offentlige ledere i gennemsnit brugte 14 timer i mødelokalerne, mens de private ledere brugte 11 timer. Men andre undersøgelser har også vist, at ledere kan bruge helt op til halvdelen af deres arbejdstid på møder, og tilsat online-møderne, der siden 2020 er blevet overordentlig populære fra høj til lav, er der rigtig meget potentiale for at møde sig ihjel.

Wenche Strømsnes kender følelsen af at gå til alt for mange møder. Som topchef blev hun selv for år tilbage fanget i det, indtil hun ændrede praksis, så alle interne møder lå i tredje uge af måneden. I dag lærer hun andre ledere, hvordan man holder bedre møder, som stifter og direktør i netværksvirksomheden BetterMeetings. ”Vi kan for-styrre hinanden i en uendelighed uden at gøre os det mindste umage. Men det går ud over effektiviteten. Det er det samme med møder – hverdagen er til drift, fordybelse og kerneopgaver, men i stedet bliver den brugt på møder uden dagsordener,” siger Wenche Strømsnes og fortsætter: ”Problemet er bare, at du ikke løser dine kerne-opgaver, når du holder møder. Møder skal bruges til taktik, men bruges alt for ofte på drift, og det er derfor, at folk synes, at møder er kedelige og unødvendige.”

Derfor er det vigtigt, at virksomheder analyserer deres mødekultur. Det handler ikke om, at du helt skal droppe møderne, men hvis du, som leder, ofte går til møder uden en egentlig dagsorden, eller hvis møderne handler mere om drift end taktik og strategi, er der et problem, ligesom der bør tænkes over, hvilken rækkefølge møderne har i løbet af en dag, uge eller måned. ”Det giver ikke mening, at det månedlige salgsmøde ligger dagen efter det månedlige ledermøde, fordi lederne jo skal bruge tallene fra salgsmødet. Samtidig er møder uden en dagsorden eller referater nyttesløse. Ser man på antallet af de interne møder, vil de oftest kunne skæres ned til en fjerdedel, hvis man begynder at tænke i, at tingene hænger sammen,” forklarer Wenche Strømsnes.

Møder avler møder

Ledere er i de senere år blevet opmærksomme på, at de holder alt for mange møder, og som løsning er mange begyndt at holde korte møder. Men det er heller ikke altid klogt. ”Problemet med korte møder er, at man sjældent når alt det, som man skal nå. Som resultat bliver du nødt til at sætte et nyt møde i kalenderen, og sådan bliver det ved,” siger Wenche Strømsnes. For et kort møde er kun for lige at skulle klappe noget praktisk af – det kan eksempelvis fungere med et hurtigt tavlemøde over morgen-kaffen. Rigtige møder er til samtale, og hvis man tidsbegrænser det uden omtanke, risikerer det at blive ineffektivt eller direkte problemfremmende. ”Møder handler om at få alt frem, og hvis du stadig sidder med en dårlig mavefornemmelse, når I er på 18. minut, så går det ikke. Omvendt vil dine medarbejdere heller ikke fortælle dig om deres bekymringer, hvis de ved, at der kun er to minutter til, at mødet slutter, og du skal videre til noget andet,” siger Wenche Strømsnes.

Dermed er løsningen heller ikke at holde kortere møder, men at holde møder, der giver energi og inspiration til deltagerne. Men hvordan gør man lige det? For det første skal vi tilbage til det med dagsordenen. Ja ja, det kan måske i sig selv lyde lidt kedeligt, men det er det, der gør, at I holder jer til sagen. Samtidig skal der være en mødeleder, der oplagt er dig som leder og en tovholder og en referent, der er nogle andre – for hvis du skal lede mødet, kan du ikke både referere og holde øje med tiden.

”Som leder skal du tænke taktisk. Et punkt på en dagsorden er en samtale, og en dags-orden er en serie af samtaler. Det betyder også, at hvert punkt skal være noget, som kan starte en samtale, hvor du kan få den viden, som du har brug for. Derfor skal du give mødedeltagerne en chance for at kunne forberede sig, tænke over det og tale ud,” siger hun og henviser til de møder, der ofte hedder ledermøde eller tirsdagsmøde i kalenderen: ”Tirsdagsmøde lyder som et møde, som det der var sidste tirsdag. Nogle gange er det sikkert også det, fordi man ikke laver en dagsorden. Hvis man i stedet giver mødet en overskrift såsom ’Hvordan får vi rettet op på kritikpunkterne i APV’en?’, vil dine mødedeltagere automatisk begynde at tænke over det inden mødet, fremfor at du stiller spørgsmålet på mødet, hvor folk er uforberedte og trætte.”

Tag det vigtigste først

Wenche Strømsnes er faktisk fan af de tilbagevendende, faste møder, så længe de har et tema, og så længe der er mulighed for at tale ud, og det betyder den svære balance-gang mellem at holde tiden uden at blive en tidsfacist. ”Det er god skik at sætte tid på punkter for at overholde tiden, men lad være med at bruge det i selve mødet, for så når man ikke til bunds. Læg i stedet det sværeste punkt først og snak det færdigt. De sidste punkter skal være nogle, der kan skydes uden problemer,” råder Wenche Strømsnes og tilføjer, at der kun bør være et enkelt eller to hovedpunkter på en dagsorden: ”Det kræver røv i bukserne at lade punkter skride, så man må udskyde noget andet, men det er sådan, man når frem til noget godt.”

Men så opstår spørgsmålet – hvordan sikrer man sig, at mødet så ikke trækker ud i en uendelighed? Wenche Strømsnes forklarer, at et punkt er færdigt, når der begynder at ske gentagelser. Her skal I konkludere, eller eksempelvis nedsætte en arbejdsgruppe, der skal se på forskellige løsninger. Med tryk på løsninger i flertal, fordi en løsning selvsagt ikke vil kunne løse en uenighed. ”I må være lige så uenige, som I har lyst til på selve mødet, men når I går ud fra det, bliver I nødt til at tale samme sprog. Hvis I ikke kan nå frem til en løsning, kan det derfor være en god idé at lade en lille gruppe samle det, der er blevet talt om mellem de to møder. Gruppen skal så komme frem til nogle løsningsmodeller, som I kan tale ud fra på næste møde,” siger Wenche Strømsnes: ”På den måde får I konstruktive møder, hvor I føler, at I får noget fra hånden.”

Sidst, men ikke mindst er der også to vigtige detaljer at huske på, når det gælder møder. ”Selvom man tror det, kan man ikke huske i detaljer, hvad man talte om på mødet, så husk altid referatet. Et godt trick er at bruge de sidste ti minutter på det. Så bliver det klappet af, og man får afklaret eventuelle misforståelser med det samme,” siger Wenche Strømsnes: ”Herudover bør du sørge for, at folk kan forberede sig, men tænk også ind i, at de næppe kan nå at læse store mængder af mødemateriale. Og så sørg for at indkalde de rigtige mennesker og altid, altid, altid overhold tiden.”

Elisabeth Hamerik Schwarz

Læs også

Har du fundet din praktikplads til næste semester?

F5 er en ung og ambitiøs virksomhed, som stræber efter at være Danmarks foretrukne leverandør indenfor lederudvikling. Vi har gennem de seneste 6 år samlet ca. 2000 ledere fra Danmarks største organisationer til sparring via netværksgrupper, foredrag, konferencer og...

“I et eksternt netværk kan du tale frit”

Er man som leder medlem af et internt organisationsnetværk, kan det til tider være svært at tale rent ud af posen. Det mener Henriete Siff Thomsen, der er centerleder i Frederikssund Kommune. Hun føler, at der er et andet fortrolighedsrum i hendes netværk hos F5...

“Intimitet er nøglen til lederskab”

Lederudvikling kommer i mange afskygninger, men der er stor forskel på udbyttet, mener Stefan Schlie, der er Head of WTG Engineering i Vattenfall. Han går både til workshops og konferencer, men peger på, at et netværk med kontinuitet og intimitet har mest at byde...

Medlemskaber

Som medlem hos F5 er du altid på forkant med de nyeste trends og tendenser indenfor ledelse og lederudvikling. Vi samler nysgerrige og ambitiøse ledere, der har fokus på personlig udvikling gennem sparring og faglige diskussioner.

Vil du være med i et professionelt ledernetværk eller blot have adgang til alle vores konferencer og foredrag, så bliv klogere på dine muligheder her.

Se vores medlemskaber