da
da
en sv

Styrk dit lederskab med et farvel til ørkesløse møder

9 min

Danske topledere bruger mere end 16 timer om ugen på møder, men ofte er de mange timer i mødelokalet spild af tid og ressourcer. Ekspert i mødeledelse, Bo Krüger, forklarer, hvordan danske ledere kan blive mere effektive ved at optimere deres mødekultur.

Opfordringen til danske virksomhedsledere er klar: Rusk op i jeres sædvanlige møde-ritualer og afhold færre og bedre møder. Det vil skabe øget effektivitet og bedre resultater, fastslår Bo Krüger, der er ekspert i mødekultur og forfatter til bestselleren ’Mødeledelse’.

”Jo højere vi kommer i ledelseslagene, jo flere møder går man til. Jeg taler med ledere, der bogstavelig talt deltager i møder stort set hele deres arbejdsdag. Samtidig bruger de meget tid på møder, som de ikke finder produktive eller værdiskabende. Derfor opfattes adskillige møder i dag som mere eller mindre meningsløse”, forklarer han.

Bo Krüger henviser til flere studier, der peger på, at mange møder opfattes som spild af både tid og ressourcer blandt ansatte i danske virksomheder. Det viser blandt andet en undersøgelse fra 2017, foretaget af Lederne. Her fremgår det, at selvom danske ledere i gennemsnit bruger 16,7 timer på at deltage i mindst 10 møder om ugen, så svarer 18% af de adspurgte nej til, at udbyttet af de interne og eksterne møder står i fornuftigt forhold til de ressourcer, der bruges på møderne. Samtidig svarer hele 56% kun ’til dels’.

Senest har en ny survey, foretaget blandt medlemmer af HK/Privat, vist, at størstedelen af de adspurgte mener, at en del af deres faste ugentlige møder er spild af tid.

Til daglig hjælper Bo Krüger virksomheder med at ændre og optimere deres mødekultur via sit konsulentfirma Moving Minds, og for ham bunder problematikken ofte i to faktorer: Den første handler om antallet af møder, vi holder, samt den tid, vi bruger på dem. Den anden – og vigtigste faktor – tager udgangspunkt i, hvordan vi afvikler vores møder.

”Først og fremmest kan rigtig mange virksomheder sagtens skære ned på antallet af møder. Mange af dem bliver afholdt af ren og skær vane. De er ofte en fastgroet del af vores rutiner, og især ugentlige og månedlige møder popper bare op i kalenderen. Vi glemmer at spørge os selv, hvorfor vi egentlig deltager i dem, og hvorvidt de er nødvendige”, forklarer han.

Derfor mener Bo Krüger, at man målrettet bør luge ud i antallet af møder, ligesom man med rette kan skære ned på varigheden af dem, da mange møder er sande tidsrøvere.

”Rigtig mange møder varer en halv time, en time eller to timer. Hvorfor det? Fordi det passer ind i en kalender. Langt de fleste møder er sat til at starte og slutte hel eller halv, og det medvirker til, at vi automatik gør vores møder unødigt lange. Dette mønster bør man ændre på. Hvis et møde varer 45 minutter i stedet for en time og 20 minutter i stedet for en halv time, så sparer man tid og vil sandsynligvis nå det samme, da vi er tilbøjelig til at nå de ting, vi skal i løbet af den tid, der er sat af til det”, mener Bo Krüger.

Den nødvendige køreplan

Hvis en virksomhed for alvor skal blive bedre til at skære ned på både antallet og timetallet af møder, kræver det, at man først og fremmest lærer at optimere den tid, der er sat af.

”Det giver ikke mening kun at skære ned på vores møder. Vi bliver i stedet nødt til at kigge på kvaliteten af de møder, vi har. Vi skal ikke kun have færre møder, men frem for alt bedre møder. Der er mange møder, der kan skæres væk, men for at kunne gøre det, skal vi først blive bevidst om, hvordan vi optimerer de møder, vi holder”, mener han.

En stor del af dette ansvar ligger, ifølge Bo Krüger, hos mødelederen eller mødeindkalderen, der alt for ofte forsømmer sin rolle som facilitatoren, der skal få det bedste ud af mødet.

”For at kunne effektivisere sine møder er noget af det allervigtigste, at man på forhånd præciserer, hvad mødets formål er. Der bliver holdt utrolig mange møder, hvor det hverken før, under eller efter har været tydeliggjort, hvorfor man mødtes. Derfor skal en mødeleder eller en mødeindkalder altid gøre det klart, hvad der skal snakkes om, og hvad der skal komme ud af mødet. Det lyder banalt, men det er afgørende, at alle er klar over, hvad der skal ske”, siger han og uddyber:

”Skal der træffes beslutninger? Skal der brainstormes? Skal der laves en tidsplan? Mødets formål skal ligger helt fast, for hvis deltagerne har gjort sig det klart på forhånd, så vil møderne også blive meget mere effektive. En dagsorden med et klart formål vil tilmed luge ud i den unødvendige snak, som ofte stjæler tid, og får planen til at skride”, forklarer han.

Bo Krüger er udmærket klar over, at en detaljeret plan for, hvad der skal snakkes om på et møde, og hvad udbyttet bør være, stiller øgede krav til mødelederen, men ifølge ham er det tiden værd på den lange bane.

”Det kræver tid og forberedelse ja, men så må man opbygge nogle nye vaner, da mange møder er rigtig vigtige. De fortjener, at der bliver gjort et stykke ordentligt forarbejde. Eventuelt kan en leder bede en medarbejder om at udarbejde en detaljeret køreplan i forbindelse med et møde”, lyder rådet.

Stil krav som leder – det betaler sig

Blandt andre anbefalinger foreslår Bo Krüger, at man også roligt kan luge ud i antallet af mødedeltagere, da de tilstedeværende – der alligevel ikke kommer til ordre eller har travlt med andre ting – sagtens kan klare sig med et efterfølgende referat eller en orienteringsmail. På den måde spilder man ikke deres arbejdstid.

Han foreslår også, at virksomhedsledere og mødeledere gør sig overvejelser om, hvorvidt man fra tid til anden bør flyttet mødet til nye og uvante rammer.

”Måden vi mødes på er også afgørende. Det er ikke altid det rette og mest hensigtsmæssige format at mødes omkring det samme bord med den samme ordstyrer hver gang. Nogle gange er det en god idé ikke at gøre, som man plejer. Prøv at afvikle møderne i andre rammer og på en anden måde. Der er blandt andet undersøgelser, der har vist, at man er mere effektiv, hvis man står op under møder”, foreslår han.

Bo Krüger har også et godt råd til ledere, der konstant bliver kaldt fra det ene møde til det andet.

”Nogle ledere er hardcore og har et princip om, at hvis der ikke foreligger en klar dagsorden og en begrundet argumentation for, hvorfor de bliver indkaldt til møde, så deltager de simpelthen ikke. Den fremgangsmåde kan man sagtens forsøge sig med, hvis man er en travl leder, der bliver flået i fra højre og venstre. Som leder skal man i hvert fald ikke være bange for at stille krav til, at der skal være et klart formål og en god grund til, at man skal deltage”, lyder rådet.

Ifølge møderådgiveren vil en nytænkning af en virksomheds mødekultur ikke kun resultere i kortere og mere udbytterige møder – på den lange bane vil det også spare flere ansatte for kostbare arbejdstimer, der i stedet kan bruges på arbejde.

Samtidig mener Bo Krüger, at vellykkede møder også skaber gladere og dygtigere ansatte.

”Et mødes egentlige funktion er ikke mødet i sig selv, men dét det sætter i gang bagefter. Når du går fra et godt møde, så føler du, at du er bedre i stand til at løse dine arbejdsopgaver. Det betyder en større grad af involvering, der vil skabe større ejerskab – og opbakning – til beslutningerne. Både ledere og ansatte vil opnå en øget motivation og i sidste ende vil denne effektivisering smitte af på både arbejdsglæden, produktiviteten og bundlinjen”, lyder det fra Bo Krüger.