De fleste danske virksomheder vil hellere have overfyldte indbakker end bruge nye samarbejdsværktøjer som Slack, Yammer og Trello. Professor kalder det ‘frygteligt rod’
Samarbejdsværktøjer som Slack, Trello, Podio og Yammer vinder i disse år indpas i verdens mest innovative virksomheder. Her skaber værktøjerne overblik over processer, fremmer den interne kommunikation og gør fildeling lettere.
Samlet set giver værktøjerne en øget produktion på mellem 20-25 procent pr medarbejder, vurderer McKinsey.
Men den slags værktøjer har endnu ikke vundet indpas herhjemme. Det viser en ny undersøgelse, som Magasinet F5 står bag.
40 procent af respondenterne i undersøgelsen har deres daglige gang i virksomheder, hvor e-mails og telefonopkald udgør de eneste redskaber til intern kommunikation og samarbejde.
Jakob Bardram, der er professor ved ITU, mener, at uoverskuelige mails hæmmer produktiviteten i danske virksomheder.
“Jeg er ikke så overrasket over resultatet. Rigtig meget bliver lavet via mail og attachments ude i de danske virksomheder, og det er desværre noget frygteligt rod. Det tror jeg, de fleste er klar over i dag. Men alle ved, hvordan mails fungerer. Og det er også en standard, som fungerer over hele verden og på tværs af organisationer. I dag er der ikke en standard for fildeling og kommunikation, og så ender man med den lette udvej, som er mails,” siger han.
Værktøjer som giver forbundethed
Men hvad er det sociale samarbejdsværktøjer kan, som ikke lige kan klares med en hurtig mail eller et prik på sidemandens skulder?
Det forsøger ledelseshåndbogen ‘Eksponentielle Organisationer’, som er skrevet af prominente navne fra Singularity University, at give et svar på.
I den kan man læse, at værktøjerne alle i større eller mindre grad integrerer redskaber til koordinering af fælles mål, leverer aktivitetsoversigter, kan bruges til uddelegering af opgaver, fildeling og video-møder.
Når disse elementer er integreret i en organisations måde at kommunikere og interagere på, skaber det, ifølge forfatterne, transparens og forbundethed mellem de forskellige teams, individer og afdelinger. Men vigtigst af alt er det med til at øge informationshastigheden.
LÆS OGSÅ: Googles trick: Sådan gør du medarbejderne hamrende effektive
Udover at gøre samarbejde lettere, kan sociale samarbejdsværktøjer også have en anden funktion. De kan gøre arbejdet sjovere.
Firmaet Asana, der står bag et samarbejdsværktøj, har det endda som mål at gøre to-do lister lige så vanedannende som ens Facebook-væg.
Wired skriver, at Slack, som på overfladen ligner et simpelt chatprogram, er vanedannende. Ikke alene på grund af sin brugervenlighed, men også fordi det er fyldt med ‘nuttede bots’.
Fik kun to mails
Kris Østergaard, oversætter af den danske version af ‘Eksponentielle organisationer’ og konsulent i bureauet DARE2, er endnu en af de nykonverterede Slack-brugere.
“Jeg tør næsten ikke tænke på, hvor mange timer vi har sparet,” siger han, da han bliver spurgt om sine Slack-erfaringer.
Kris Østergaard og resten af DARE2 står bag inkubator-programmet Thinkubator, der skal forvandle håbefulde unge med idéer til lovende startups på vej mod funding. Ved forløbets start blev det gjort klart, at mails var bandlyst – al kommunikation skulle foregå på Slack.
“Vi fik seriøst kun to mails gennem hele forløbet. Og man skal tænke på, at vi koordinerede ti teams med tilsammen mere end 30 personer, i et forløb, som kørte i ti uger,” siger han.
“Nu er vi begyndt at bruge det internt, og udfordringen er selvfølgelig at få folk med på mediet. Det var lettere med Thinkubator-forløbet, for der startede vi fra bunden, og hvis folk ikke var på Slack, så fik de ikke nogen informationer,” siger Kris Østergaard og understreger, at det kan være svært at pitche noget som Slack, fordi funktionen lyder som en banal messenger-app.
Det offentlige ‘yammer’
På trods af alle fortræffelighederne ved de nye samarbejdsværktøjer, er det dog blot 14 procent af respondenterne, som har deres gang i virksomheder, hvor det er officiel politik at bruge sociale værktøjer i hele organisationen. Det viser F5’s undersøgelse, som er besvaret af 600 personer i det danske erhvervsliv.
Derfor kan det overraske, at det offentlige faktisk er med på bølgen med de smarte samarbejdsværktøjer.
LÆS OGSÅ: Når historier og science fiction overbeviser ledelsen
I afdelingen for Innovation og Vækst i Region Sjælland har medarbejderne nemlig benyttet sig af Yammer i cirka tre år. Og erfaringerne er gode:
“Nu ved man mere om, hvad de andre i afdelingen går og laver. Tit har de nogle meget specialiserede områder, men Yammer giver bedre vidensdeling på tværs,” forklarer Tine Aage, der er chefkonsulent i afdelingen.
Hun fortæller, at tjenesten endnu ikke har afløst e-mails i afdelingen. Yammer bruges mest til ting, som er ‘nice to know’, mens e-mails er til ‘need to know’.
“Vi bruger det mest til faglige og sociale inputs. Det kan være referater fra bøger, opdateringer fra konferencer, spændende nyheder eller bare sjove ting.”
Mandat fra ledelsen
Tine Aage er på linje med Kris Østergaard og mener, at toppen af organisationen skal gøre en indsats for, at værktøjer som Yammer rent faktisk bliver en succes. Og det gør ledelsen i Innovation og Vækst under Region Sjælland. For når der holdes personaledag i afdelingen, bliver der også uddelt priser som ‘Årets Yammer’ og ‘Årets nye Yammer’.
“Det var noget, vi gjorde sådan lidt for sjov. Men det er jo også et signal om, at man fra ledelsesplan gerne vil have, at medarbejderne bruger Yammer,” forklarer hun og uddyber:
“Ledelsen bruger også Yammer rigtig meget selv, og det er jo en indikator på, hvor vigtigt de synes, det er.”
Kæmpe fordele
ITU-professor Jakob Bardram, mener det er en skam, at kun 14 procent af de danske virksomheder gør en indsats for at implementere programmer som Yammer. Men han tror, at det er et spørgsmål om tid, før flere organisationer får øjnene op for de nye muligheder.
“Der er kæmpe fordele. Når du først får den slags værktøjer implementeret, får du et mere effektivt samarbejde. Hvis du tager moderne softwareudviklere, som arbejder agilt, så er det jo helt essentielt, at de har et fælles værktøj, som giver et visuelt overblik over, hvor langt fremme du er i processen. Men jeg vil helt klart mene, at det er noget alle vidensorganisationer kan få glæde af. På sigt er det også den vej, det kommer til at gå. Der er et kæmpestort overhead forbundet med at kommunikere via e-mail eller mundtligt,” siger han.
Svarer ikke på mails
Jakob Bardram fortæller, at han selv udlever, hvad han prædiker. Han gør nemlig alt, hvad han kan for at undgå mails i sin dagligdag og benytter sig i stedet af mere moderne kommunikationsformer.
“Personligt prøver jeg at undgå e-mails. Når jeg starter semesteret, sender jeg en mail til de studerende og siger, at det er den første og sidste mail fra mig. For hvis jeg skal svare på mails fra 100 studerende, bliver det jo et rent kaos. I stedet har vi en studieportal, vi bruger til al kommunikation.”
LÆS OGSÅ: Grundfos-direktør blogger uden omsvøb
Læs også
F5 er en ung og ambitiøs virksomhed, som stræber efter at være Danmarks foretrukne leverandør indenfor lederudvikling. Vi har gennem de seneste 6 år samlet ca. 2000 ledere fra Danmarks største organisationer til sparring via netværksgrupper, foredrag, konferencer og...
Er man som leder medlem af et internt organisationsnetværk, kan det til tider være svært at tale rent ud af posen. Det mener Henriete Siff Thomsen, der er centerleder i Frederikssund Kommune. Hun føler, at der er et andet fortrolighedsrum i hendes netværk hos F5...
Lederudvikling kommer i mange afskygninger, men der er stor forskel på udbyttet, mener Stefan Schlie, der er Head of WTG Engineering i Vattenfall. Han går både til workshops og konferencer, men peger på, at et netværk med kontinuitet og intimitet har mest at byde...
Som medlem hos F5 er du altid på forkant med de nyeste trends og tendenser indenfor ledelse og lederudvikling. Vi samler nysgerrige og ambitiøse ledere, der har fokus på personlig udvikling gennem sparring og faglige diskussioner.
Vil du være med i et professionelt ledernetværk eller blot have adgang til alle vores konferencer og foredrag, så bliv klogere på dine muligheder her.
Indtast dine oplysninger og få adgang til PDF'en.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi sender dig en rabatkode, der giver dig én gratis workbook.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi sender dig en rabatkode, der giver dig én gratis workbook.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Indtast dine oplysninger og vi vil kontakte dig.
Fill out the form and we will contact you.
Fill out the form and get access to the PDF about the network.
Indtast dine oplysninger og få adgang til PDF'en om netværksgruppen.
Indtast dine oplysninger og få adgang til PDF'en om netværksgruppen.
Indtast dine oplysninger og få adgang til PDF'en om netværksgruppen.
Indtast dine oplysninger og få adgang til PDF'en om netværksgruppen.